第二章：視覺化溝通

 第二章：視覺化溝通

Alan剛剛結束了在工地安全檢討會（superintendent safety stand-down）上關於防墜落保護的安全簡報。當其他ProCon Builders的工地主任們向他告別後走向停車場時，Sam幫助Alan整理垃圾，並擦拭拖車內的桌子。Alan注意到他的朋友似乎心不在焉。上次見到Sam時，他對自己的工作進展感到樂觀和開心。但這次情況似乎不太一樣。

“這週的工作情況怎麼樣？”Alan問道。

“哦，你知道的，還不錯。”Sam回答道，試圖讓自己的語氣聽起來比實際更有自信。他不想承認，過去幾週站會的成功效果並沒有持續下去。Sam整理好桌子，但Alan似乎還在等待他繼續說下去。

“只是我們在日常溝通上仍然有些困難。”Sam坦承道。

“給我舉些例子。”Alan說道。

“嗯，”Sam有些猶豫地開始說道，“星期一的每日站會進行得不太順利，星期二的站會也沒好到哪裡去。站會的時間每天都在變長。Infinity Plumbing的工長Jim花了整整八分鐘在抱怨一個與他們無關的延遲管道裝置提交問題，而這些裝置實際上還要幾週才會送到現場，也不影響其他工種的工作。”

Alan點了點頭，等著Sam繼續說下去。

“我還注意到，當其他工種在講他們的工作安排時，工人們並不會認真聽。”

Alan揶揄地笑了笑：“什麼？這種情況不可能發生！”

Sam微笑著，接著說：“但這確實是一個真實的問題。前幾天，現場就發生了一個具體的例子：A+ Drywall的Bobby誤解了B&B Electric的Roberto正在進行的牆內局部檢查的位置。這導致A+ Drywall覆蓋了2,000平方英尺的牆面，結果檢查失敗，最後不得不進行返工。Roberto當時非常憤怒，現場氣氛變得十分緊張。”因為對Roberto的脾氣非常熟悉，Alan不由得皺起了眉頭。

Roberto Garcia來自一個以建築為業的家庭，他的人生中最有影響力的兩個人是他的父親和他的叔叔。他的父親是木工，而他的叔叔則是電工。Roberto很小的時候就開始參與各種項目，並在父親的工坊裡學習這兩個工種的寶貴技能。儘管他學得快，但耐心並不是他的強項。他高中輟學，16歲時就開始當木工，18歲時轉行跟著叔叔學習電工，他的叔叔很明顯看到了Roberto的天賦。

Roberto展現出了極大的潛力，叔叔鼓勵他申請學徒執照。四年後，他獲得了中級技工執照，隨後進入B&B Electric，負責更大規模的項目。幾年後，他參加了考試並成為B&B有史以來最年輕的電氣技師（Master Electrician）。

Alan過去曾與Roberto在一個手術中心項目上共事過，他知道Roberto做事非常細心，對安全的把控也十分嚴謹，工作表現幾乎無可挑剔。然而，Alan也知道他性格急躁、固執，有時候很難共事——這些特質更多是因為Roberto年輕，而不是他性格上的缺陷。

Sam注意到Alan的表情，接著補充說：“Roberto當時氣得發火了。他的施工隊Bobby和其他工人已經開始貼石膏板接縫，完成了將近一半的牆體修補工作。”

“嗯，那真是一場災難。”Alan總結道。

Sam看起來很沮喪：“我幾乎都得自己來說。每當工人們坐下來後，他們就開始玩手機，有些人甚至開始打瞌睡。昨天我真的受不了了，對工長們發了火。他們好像已經習慣了被告知應該在哪裡施工，應該做什麼。他們表現得好像完全不知道怎麼為自己發聲。”

兩人靜靜地沉默了一會兒。Alan看著Sam的臉，試圖揣測他在想些什麼。“你在考慮回到以前的做法嗎？”Alan笑著問。

“絕對不會！”Sam大聲回應道，“儘管有這些問題，這種方式還是比我以前的方式進步多了。我只是覺得很挫折而已。”

Alan非常理解Sam的感受。他點了點頭說道：“這樣吧，我明天下午再來你工地一次，分享一些我認為可能有幫助的其他方法，怎麼樣？”

Sam微笑著點頭表示同意。

“太好了。”Alan說，拿起了車鑰匙。“那明天見。”

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Alan在下午4點30分左右抵達工地。在和Sam聊了一會兒週一晚上牛仔隊比賽的情況後，Alan開始把金屬椅子折疊起來，並放到隔壁的房間。

“等等，Alan——明天早上開站會的時候我還需要這些椅子。”

Alan把剛拿起的椅子放下並放到角落裡說：“這是站會，對吧？你有看過牛仔隊在比賽前的作戰會議時坐在椅子上的嗎？”

“嗯，我之前沒這樣想過，”Sam回答道，一邊折疊著自己手上的椅子。“這樣說的確有道理。”

Alan微笑著，把最後一把椅子遞給Sam：“我還有一些妙招，其中一個就在我卡車的後車廂裡。來幫我一下。”

當Alan放下卡車尾門時，Sam快速檢查了一下裡面的東西，然後困惑地看向Alan：“塑膠層板、一個棕色袋子裡裝著……蛋形計時器、一隻穿著紅色蝴蝶結的填充泰迪熊和幾支白板筆？”Sam一邊從袋子裡翻找，一邊問道。

“你很快就會明白了。”Alan笑著看著Sam困惑的表情。

當他們走回拖車時，Alan詢問Sam要了最新的平面圖、一把鑽子和幾顆螺絲。

“好。”Alan說，檢查著他們剛剛整理出來的物品。“如果我沒記錯的話，你提到的第一個問題是會議時間太長。下面是我解決這個問題的方法。”Alan伸手進入棕色紙袋，拿出蛋形計時器，並把它丟給Sam。

“把它設置為十五分鐘，計時結束時會議就結束了，不管討論到哪裡。這樣大家就會習慣只談重要的事情。”

Sam拿著蛋形計時器端詳著：“好吧，我喜歡這個主意，但如果有人一直喋喋不休（filibuster）呢？”

“那就輪到這個小傢伙上場了。”Alan又從袋子裡拿出泰迪熊說道：“你知道這是誰嗎？”

“你拿個玩具幹什麼？”Sam難以置信地問道。

“這可不是玩具！這是一隻名叫‘Elmo’的壞脾氣老熊。‘E.L.M.O.’其實是個縮寫，Sam，意思是‘夠了，我們該往下進行了’（Enough, let’s move on）。”Alan解釋道。“下次當有人開始偏離話題時，把這傢伙丟給他，然後大聲喊‘Elmo！’這樣他就知道他說的內容可能很重要，但不是整個團隊都需要聽到的訊息，所以我們把這些話題放到‘停車場’（parking lot）裡。‘停車場’就是用來記錄那些重要但與當前站會主題無關的事項。這些話題會在之後與合適的人員討論，以免浪費時間，讓其他人偏離主題。”

“明白了。”Sam點頭表示理解。“那這個呢？”他用靴子輕輕推了一下地上的層板。

Alan環顧了一下房間，指著門對面的遠處牆面說道：“這個……就放那裡吧。”

Sam和Alan一起清理了空間，用長螺絲把層板固定在牆上。Alan開始把平面圖放到層板後面。

在工作時，Alan建議Sam製作一個色碼標示，每種白板筆顏色分別代表目前工地上各個分包商。

“你能提醒我一下上週那個因電工和乾式牆班組之間溝通不當而造成返工的問題嗎？”Alan問道。

Sam呻吟了一聲，說：“是這樣的，B&B Electric的Roberto告訴我，他已經和電氣檢查員溝通好了，可以先進行部分檢查來覆蓋A區的牆面。但問題是，他忘了提到他指的是A區一樓的牆面，而不是二樓。結果A+ Drywall的Bobby在二樓的A區開始進行乾式牆安裝，幾乎把整個二樓的牆都安裝好了，這才發現Roberto說的是錯樓層。然後他們兩個人互相對罵了五分鐘，Roberto一直發誓說他已經告訴Bobby正確的樓層了。”

Alan一邊查看平面圖，一邊點頭說道：“我真希望能說這種事從未在我身上發生過。所以，這是我採取的措施來防止這種情況再次發生。”他拿起一支白板筆遞給Sam說：“下次開站會時，讓每個工長走到白板前，標示出他們的活動範圍、工作位置、他們的團隊人數，以及他們遇到的制約因素。這樣做能迫使大家在更高層次上進行協作，幫助大家避免這種錯誤的溝通問題。”

Sam看著牆面，能夠很清楚地想像Alan描述的情境。他很喜歡這個做法。

“我敢打賭，如果你試試這個方法，你會看到你的工作流程在工地現場變得更加可靠。贏了我請你吃牛排和喝冰啤酒。”Alan補充道。

Sam很受震撼。他不敢相信自己以前從來沒見過有人這樣做。“這樣做真的太有道理了！”他脫口而出。

Alan笑了笑，把手搭在Sam的肩上說：“聽著，我的朋友，這個方法聽起來很簡單，但如果這需要幾天、幾週，甚至一兩個月才能讓大家習慣，不要氣餒。這可能會讓一些人走出他們的舒適區，特別是當他們需要站在白板前，向所有人說明他們的工作內容以及施工位置時。但這額外的努力是值得的，能夠確保這個方法真正起作用。”

“我真的很感激你的幫助。”Sam說道，他現在開始期待每週五早上的站會了。“我過幾週再和你聯繫，告訴你這個方法的進展如何。”

“聽起來不錯。”Alan說著，把Elmo熊遞給Sam，然後笑道：“走吧，我們離開這裡吧。”

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接下來的幾天，正如Alan所預料的，早晨的站會過程有些坎坷。工人們需要一些時間來適應沒有椅子的會議形式，而當計時器響起時，他們通常才討論到一半。工人們不得不改變以往的習慣，不再像以前那樣無限制地講述每個細節。但是到了接下來的星期一，工長們逐漸適應了這種新的節奏。一進入會議室，他們就拿起了白板筆。

大家走到平面圖板前，準備好開始工作。

來自Omni Mechanical的Hank率先開始說明：“好的，各位，我有兩組四人一組的鈑金工，今天要在B區一樓安裝主幹管道和支管。”他解釋道，並用橘色的白板筆在平面圖上畫了一個雲形圈來標示當天的工作區域。

“很好！”Sam鼓勵道。“今天有什麼會阻礙你完成這些工作的因素嗎？”Hank搖了搖頭，表示他預計不會遇到任何問題。“很好。”Sam回答道。“下一位是誰？”

“我來！”A+ Drywall的Bobby自告奮勇地說道。“好，我會派出三組工人，每組三人，他們將在這三個區域作業。”Bobby邊說邊用藍色白板筆在平面圖上畫了三個藍色雲形圈，標示出他們的三個不同作業區域，表示他的工人將在這些區域進行牆架搭建和牆頂封閉作業。“目前來看，一切都沒有問題。”

“今天沒有任何阻礙我們完成工作的因素，Sam。”Bobby補充道，並把白板筆的筆蓋蓋了回去。

Sam對此非常滿意：“聽起來很棒！謝謝你。好的，Jim，輪到你了。”

來自Infinity Plumbing的Jim走到白板前，用綠色的筆慢慢地圈出了他的管道工所在的工作區域。“Sam，我得跟你說實話，今天我遇到了一些問題！”Jim突然喊道，這讓Sam感到有些吃驚。“我們正試圖完成A區牆內管線的初步安裝，這樣我們就能通過部分覆蓋檢查。但是供應商今天又搞砸了。他們還沒把我需要的預壓銅彎管送到，這樣我就沒辦法完成浴室裡的初步安裝！”

“所有的浴室都受到影響嗎？”Bobby問道，他在思考這個問題對他接下來一週的工作量可能產生的影響。

“不，只是二樓。”Jim回答道。“他們少發了貨！我告訴你，我跟Johnston Supply合作超過二十年了。George Johnston——我認識他一輩子了。我是說，他和我爸是高中同學，他們是1968年畢業的。Skeeters中學萬歲！無論如何，他在七十年代創辦了Johnston Supply公司，但幾年前退休後把公司賣掉了。這些新老闆，哎呀，他們根本不行啊！George是個很好的人，你知道嗎？他做事很有條理，從來沒在任何訂單上少過我一個零件。但是這些新老闆——好吧，我上個項目是給Sandhill學院做兩層宿舍樓的擴建工程……”

就在這時，Elmo泰迪熊從房間另一側飛了過來，正中Jim的胸口，讓他瞬間愣住。“沒有人在乎那些愚蠢的Skeeters中學故事或是你那個愚蠢的宿舍項目，Jim！”Roberto大喊道。

“這是‘Skeeter故事時間’，各位！”Tom大笑道。另一位分包商接著喊道：“我們需要牛奶和餅乾！”隨後大家都笑了起來。Jim撿起Elmo熊，把它彈到了Tom的安全帽上。

Sam微笑著說：“Jim，你說的內容很重要，但資訊太多，而且對所有參加站會的人來說不一定相關。我已經在我的筆記本上把你的問題記錄在‘停車場’了。我們待會站會結束後再來討論看看怎麼解決你的材料短缺問題，好嗎？現在還有其他需要提出的嗎？”Jim搖了搖頭，對Sam豎起了大拇指。

會議繼續進行，其餘的分包商逐一說明了他們工人的工作位置，並告知大家他們的作業進度。

工長們正在說明他們面臨的制約因素。最後一位工長剛要結束時，突然聽到……“叮！”蛋形計時器響了。

所有工人停下來看著計時器。“好了，我們的十五分鐘到了！”Sam宣布道。“有‘停車場’問題的人，請留下來。Jim，打電話給Johnston Supply，看看最新的進度如何。”

工長們開始小心翼翼地走下晃動的鋁製樓梯，前往工地現場。當他們走著時，Tom用手摟住Roberto的肩膀說：“Elmo扔得很棒，我的朋友！你拯救了我們！”

Roberto笑著回應道：“我不會騙你，一開始我對這個‘站會、視覺板、新工具’這些東西是持懷疑態度的。Sam一直在推動這些改變，但不得不承認，這次的工作比我過去幾個項目要順利多了。”

Tom停頓了一會兒，然後也點頭同意道：“仔細想想，我也是。”

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接下來的一週，視覺化溝通工具真正面臨了考驗。Roberto正在進行下午的工地巡查時，突然發現Hank正在一樓安裝主要管道幹線，而這些管道是從豎井出來的。

“HANK！你到底在幹什麼？”Roberto大聲喝斥道。

“你看不出來我在幹什麼嗎，Roberto？”Hank反擊道，“我在安裝管道！我們在B區的進度超前了，所以我決定讓大家保持進度，提前在C區開始工作。”

Sam剛好在那一刻走過走廊，他聽到了兩個人爭論的聲音，於是停下來傾聽。

“你在我週四要鋪設主電纜管道的地方安裝了你那巨大的管道？！" Roberto大聲喊道。“我在今天早上的站會上已經說得很清楚了。我告訴了所有人，這是我明天要派人去工作的區域。我已經用我的顏色標註了平面圖，並標上了我會在這個區域的日期！”Roberto心裡明白，他一直在努力配合Sam的站會流程，但看到Hank這麼莽撞地侵入他的工作區域，他感到被背叛了。

Hank從梯子上下來，本來打算和Roberto爭論，但聽完Roberto的話後，他意識到自己犯了錯。

“Hank，你說得對！”Hank說道，“我現在記起來了，你確實在板子上標註過。”

Roberto驚訝得說不出話來。

“我只是想趁我們提前一天完成了B區的工作後，繼續往前推進。我沒想到這會影響到你的工作流程。我會把這段管道拆掉，等你完成你的主電纜管道後再重新安排。”Hank說道。

Roberto看了一眼那段管道，然後回應道：“你知道嗎，Hank，你可以把這段留著。我會讓我的工人繞開這段管道來作業。只是不要再裝更多了。”

Hank微笑著說：“嘿，我很感激你的體諒。”

“沒問題。”Roberto說。“抱歉，我剛才有點失控了。”

Sam感到非常高興。他已經不記得上一次在沒有他介入的情況下，現場能夠自己解決問題是什麼時候了——尤其當涉及到Roberto的時候。

接下來的幾週，團隊開始能在15分鐘內完成每日的站會。工人們每天早上用白板筆在白板上標示出他們的工作進展，做得非常出色。他們還開始在站會結束後自發地組成小組，討論各種需要解決的物流問題，而不再需要Sam的指揮。有些工人甚至在一天結束前、工人離開前，會自願再次確認白天所承諾的工作內容是否都已完成。當Sam在星期五下午關閉工地時，他感受到團隊在使用這些新工具時，所激發出的動力讓人倍感鼓舞。

然而，事情並非十全十美。他還沒有想出如何補回整體進度上失去的時間，這個想法讓Sam感到有些焦慮和不安。